A panaszkezelési eljárást hazánkban a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény vezette be. Az más néven ismert forródrót vagy etikai vonal, egy visszaélést bejelentő eszköz, amellyel a szervezeten belüli alkalmazottak vagy más érdekelt felek jelenthetik a jogsértés gyanúját, vagy egyszerűen javaslatokat tehetnek a hatékonyság növelésére és fejlesztésére. Ez „vonal” személyes, elektronikus, telefonos utakon kapcsolja össze a bejelentőt és a visszaélés-bejelentési megbízottat, aki a törvényi előírásokat betartva anonimizáltan kezeli és vizsgája ki a visszaélés-bejelentő által előadottakat.
Kiket érint a panaszkezelési eljárás?
A foglalkoztatottak létszámától függetlenül belső visszaélés-bejelentési rendszert kell létrehoznia a következőknek:
- minden olyan szervezetnek, amely a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) hatálya alá tartozik. Ilyen személyek alatt kell érteni például az ügyvédeket, könyvelőket, adótanácsadókat, adószakértőket, közjegyzőket, könyvvizsgálói tevékenységet végzőket, ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenységet végzőket, székhelyszolgáltatókat stb.
- minden olyan szervezetnek, amely a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) hatálya alá tartozik. Ilyen személyek alatt kell érteni például az ügyvédeket, könyvelőket, adótanácsadókat, adószakértőket, közjegyzőket, könyvvizsgálói tevékenységet végzőket, ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenységet végzőket, székhelyszolgáltatókat stb.
- továbbá a Magyarországon bejegyzett és az Európai Unió határain kívül engedélyesként vagy üzemeltetőként tengeri olaj- és gázipari tevékenységet folytató foglalkoztatóknak;
- a polgári légi közlekedési események jelentéséről, elemzéséről és nyomon követésével foglalkozó foglalkoztatónak
- a Magyarország területén tartózkodó magyar és nem magyar lobogójú, üzemben lévő úszólétesítmény üzemeltetőknek;
- a 50 fő munkavállalót meghaladó foglakoztatóknak;
- közigazgatási- és önkormányzati intézményeknek;
- non-profit szervezeteknek.
A foglalkoztató akkor is létrehozhat belső visszaélés-bejelentési rendszert, ha a Panasztörtvény alapján ilyen kötelezettsége nem áll fenn.
A panaszkezelési (belső visszaélés-bejelentési) rendszer kizárólag a foglalkoztatónál egy erre a célra kijelölt, pártatlan személy vagy szervezeti egység működtetheti vagy a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével szerződés keretében bejelentővédelmi megbízott is megbízható. A visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére nem köthető megbízási szerződés olyan szervezettel vagy más személlyel, amellyel a megbízást megelőző 5 évben megbízási jogviszonyban vagy munkavégzésre irányuló jogviszonyban állt a vállalat, az érintettel.
Bejelentővédelmi megbízott
A feladatai közé tartozik a bejelentővédelmi rendszer kialakítása, véleményezése és ahhoz kapcsolódó jogi dokumentumok előkészítése, bejelentővédelmi megbízotti tevékenység ellátása, továbbá személyes interjúk elkészítése, oktatás. Ezen túl egyéb belső szabályzatok (pl.: etikai) elkészítése és naprakészen tartása, adatkezelési tájékoztató készítése és naprakészen tartása is a feladatát képezik.
Továbbá ő fogja fogadni a bejelentéseket (panaszokat), majd anonimizálást követően kivizsgálja a bejelentést, hiánypótlást kérhet a bejelentéssel kapcsolatban, végezetül a bejelentést a vizsgálat lezárásával (beszámolóval) zárul a panasztevő és az érintett felé.
Irodánk már rendelkezik a fenti feltételeknek megfelelő visszaélés-bejelentési rendszert tartalmazó szoftverrel, továbbá a kapcsolódó jogi dokumentumok minőségi elkészítésében és visszaélés-bejelentővédelmi megbízotti tevékenység elvégzésében is tapasztalattal rendelkezünk, így amennyiben az felkeltette az érdeklődését, keressen minket bizalommal.
